Poczta elektroniczna – Nowoczesne techniki komunikacji cz.1

09 lip Poczta elektroniczna – Nowoczesne techniki komunikacji cz.1

Poczta elektroniczna (emaile) są już powszechną formą komunikacji służbowej oraz prywatnej, wypierając tradycyjne papierowe listy. Pełnią jednak taką samą rolę co oficjalne pisma czy odręczne listy.

Dlatego warto przestrzegać kilku zasad:

• Pamiętaj, aby listy elektroniczne były napisane zgodne z regułami pisowni polskiej. Dbaj o poprawność tekstu, gdyż każda wiadomość niezależnie od formy napisania czy dostarczenia zawsze świadczy o tobie, jakości twojej pracy oraz twoim stosunku do odbiorcy listu. Jednym słowem wpływa na wizerunek twój i instytucji, którą reprezentujesz.
• Szanuj prywatność innych i nie podawaj cudzego adresu e-mailowego bez jego zgody. Dlatego nie wysyłaj emaila do nieznanych sobie osób z widocznymi adresami wpisanymi w pole „Do” (To). Do tego celu użyj pola UDW (BCC).
• Odpowiadaj na maile regularnie. Przyjętą normą w biznesie jest udzielenie odpowiedzi w ciągu 24 godzin.
• Nie oznaczaj wiadomości jako pilnej, jeśli taką nie jest. Możesz zostać odebrana jako osoba niecierpliwa, a kolejne takie maile będą pomijane.
• Podczas swojej nieobecności bądź niedostępności, jeśli tylko masz możliwość, ustawiaj tzw. autorespondera. W automatycznej odpowiedzi napisz od kiedy do kiedy jesteś niedostępna oraz podaj kontakt do osoby, która zastępuje cię w pilnych sprawach.
• Upewnij się, że wysyłane przez ciebie pliki nie są zainfekowane. Korzystaj z dobrego programu antywirusowego. Wysyłanie niebezpiecznych plików świadczy o braku rozwagi.
• Zawsze wypełniaj temat wiadomości. Zadbaj o to, aby temat był esencją zawartości e-maila. Dzięki temu odbiorca szybko odnajdzie maila w gąszczu innych. Niektórzy ignorują wiadomości bez tematu. Z drugiej strony nie wpisuj całej treści maila w pole temat, co utrudnia jego przeczytanie.
• Pisz krótkie i zwięzłe wiadomości, aby ich treść zmieściła się na jednym ekranie monitora. Staraj się nie przekraczać 25 linijek tekstu.
• Zadbaj o czytelny układ graficzny listu. Podziel tekst na akapity, aby ułatwić odbiorcy przeczytanie wiadomości.
• Zawsze umieszczaj zwrot powitalny i pożegnalny w mailu (wyjątkiem są kolejne e-maile tego samego dnia, zwłaszcza jeśli wysyłane są one w krótkich odstępach czasu).
• Formalne listy należy rozpocząć od „Szanowna Pani” / „Szanowny Panie” / „Szanowni Państwo”. Poczta elektroniczna nie zwalnia ze stosowania zwrotów grzecznościowych.
• Zwracaj się po imieniu wyłącznie wówczas, gdy masz pewność, że to stosowne, jeśli dobrze znasz adresata lub otrzymałeś od niego list podpisany tylko imieniem.
• Nie zdrabniaj imienia adresata jeśli nie masz pewności, że on tę formę akceptuje. Bezpieczniej jest napisać „Pani Zofio” niż „Pani Zosiu”. Zawsze lepiej jest być bardziej oficjalnym niż zbytnio się spoufalać.
• Unikaj rozpoczynania maila od słowa „Witam”. Jest to niepoprawna forma, choć popularna. Witać kogoś możesz w progach twojego biura lub domu, a nie w miejscu, w którym on odczytuje twoją wiadomość. Jeśli jesteś z adresatem listu blisko, poprawniej będzie rozpocząć formą „Witaj” lub innymi zwrotami „Cześć” czy „Droga Aniu”.
• Zwrot pożegnalny dopasuj do zwrotu powitalnego. Nie kończ listu rozpoczętego „Droga Kasiu” słowami „Z wyrazami szacunku”.
• Najczęściej używane zwroty pożegnalne to: „Z wyrazami szacunku” zwrot używany w korespondencji z urzędnikami rządowymi lub przedstawicielami duchowieństwa. „Z poważaniem”, najczęściej stosowany zwrot w kontaktach biznesowych, może być używany wobec osób, do których zwracamy się zarówno po imieniu, jak i po nazwisku. „Pozdrawiam” zwrot nieoficjalny, choć dopuszczalny w niektórych sytuacjach biznesowych, gdy dobrze znamy adresata i zwracamy się do niego po imieniu.
• Zawsze sprawdź treść wiadomości przed wysłaniem, popraw błędy, zadbaj o interpunkcję. Pamiętaj, że odbiorca może cię ocenić na podstawie otrzymanego listu.
• Sprawdź czy dodałaś załącznik, o którym piszesz w mailu.

Polecamy wszystkie części tego artykułu. Nowoczesne techniki komunikacji takie jak poczta elektroniczna, telefon i telekonferencja, wideokonferencja, portale społecznościowe wymagają, podobnie jak tradycyjne techniki komunikacji, przestrzegania zasad dobrych manier.

Fragment artykułu Doroty Szcześniak-Kosiorek opublikowanego w miesięczniku Sekretariat oraz na samorzad.infor.pl.