Maniery w biurze

06 sty Maniery w biurze

Dobre maniery w pracy to nie tylko znajomość reguł rządzących etykietą biznesu. To przede wszystkim uprzejmość oraz szacunek okazywane współpracownikom każdego dnia. Nasze zachowanie w codziennych sytuacjach zawodowych świadczy o nas i naszej kulturze osobistej.

Asystentka pełniąc rolę łącznika między szefem a resztą pracowników powinna godnie go reprezentować. I nie chodzi tylko o eleganckie podjęcie gościa firmy czy klienta. Równie ważne jest, aby elegancko i z szacunkiem traktować swoich współpracowników. Dobre maniery czynią życie przyjemniejszym. Poza tym, w życiu prywatnym i zawodowym ważne jest utrzymywanie przyjaznych relacji z osobami z naszego otoczenia. Ponadto, trzeba pamiętać o kulturze organizacyjnej firmy, w której pracujemy i stosować jej reguły. Według teorii marketingu, współpracownicy są klientami wewnętrznymi, więc powinni być traktowani z należytym szacunkiem.

Prześledźmy kilka sytuacji z codziennego życia biurowego:

Witanie się

Ta codzienna czynność, zdawałoby się naturalna, bywa czasami niekomfortowa lub niezręczna. Kto pierwszy powinien się przywitać i w jaki sposób? Generalna zasada brzmi, że na gruncie zawodowym pierwsza kłania się osoba na niższym stanowisku, natomiast o formie powitania – czy to będzie skinienie głową czy uścisk dłoni – decyduje osoba wyższa rangą. Ale wiadomo, że od reguł są wyjątki.
Wchodząc do biura, to osoba wchodząca mówi dzień dobry do osób tam będących, bez względu na swój status. Kolejne odstępstwo od tej zasady ma miejsce w sytuacji, gdy spotykają się dwie osoby idące korytarzem. Najpierw wita się ta osoba, która jako pierwsza zauważyła drugą. A co z podawaniem ręki? Nagminnym zjawiskiem jest taka sytuacja: do pomieszczenia, w którym znajduje się kilkoro współpracowników, zarówno kobiet jak i mężczyzn, zajmujących równorzędne stanowiska, wchodzi mężczyzna, który mówi ogólne dzień dobry, po czym podaje rękę tylko mężczyznom, omijając kobiety. Czy tak powinno być? Nie! Etykieta biznesu, regulując ramy zachowania w miejscu pracy, nie definiuje odmiennych zachowań w stosunku do kobiet czy mężczyzn – panie i panowie mają taki sam status. Dlatego, wchodzący mężczyzna powinien przywitać się ze wszystkimi osobami, bez względu na ich płeć. Co pozostaje kobietom w sytuacji, gdy kolega tego nie zrobi? Proponuję, aby w przypadku próby ominięcia kobiety przez mężczyznę, ona pierwsza wyciągnęła rękę do niego. Warto dodać, że w sytuacjach zawodowych kobiety podają rękę zawsze stojąc, niezależnie czy witają się z kobietą czy mężczyzną.

Przepuszczanie w drzwiach

Na gruncie towarzyskim panowie przepuszczają panie w drzwiach, młodsze osoby przepuszczają starsze. Natomiast w biurze, w relacjach zawodowych, ustępując pierwszeństwa kierujemy się rangą, czyli zajmowanym stanowiskiem w hierarchii firmy. I tak, podwładny przepuści swojego przełożonego, a przełożony prezesa. Zasady te są proste i klarowne. Przyjrzyjmy się jednak konkretnym, bardziej skomplikowanym sytuacjom.

• Wchodzący do pokoju trzydziestoletni szef wraz z jego podwładną dwukrotnie starszą od niego wejdzie, zgodnie z zasadami etykiety biznesu, jako pierwszy, mimo że towarzysząca mu osoba to kobieta i do tego starsza. On jako jej przełożony ma wyższą rangę, więc ma pierwszeństwo – w etykiecie biznesu płeć i wiek nie są istotne.
• Gdy do drzwi podchodzi dwoje pracowników zajmujących równorzędne stanowiska, wówczas nie ma znaczenia kto pierwszy przez nie przejdzie – kobieta czy mężczyzna. Niemniej, miło jest gdy panowie, mimo że nie muszą, wykazują się kurtuazją i przepuszczą panie przodem.
• Jeśli grupa pracowników wspólnie idąca korytarzem dociera do drzwi i stojący najbliżej nich mężczyzna zdecyduje się przepuścić kobiety, pozostali panowie również powinni to zrobić – analogicznie do ruchu drogowego, gdy jeden samochód zatrzyma się, aby przepuścić pieszych, pozostali kierowcy mają obowiązek również się zatrzymać.
• Gdy przy drzwiach gabinetu spotkają się osoby zarówno wychodzące z niego, jak i wchodzące, wówczas niezależnie od rangi wszystkich osób pomieszczenie najpierw powinny opuścić osoby wychodzące, by zwolnić miejsce osobom wchodzącym.

Jeżeli twój przełożony lub inna osoba wyższa rangą zechce cię przepuścić w drzwiach, skorzystaj z tej propozycji. Pamiętaj, aby podziękować za tę uprzejmość. Nie warto oponować czy wdawać się w dyskusje: „ależ proszę bardzo, to pan ma pierwszeństwo” – takie zachowanie może spowodować blokowanie przejścia i nie będzie przyjemne dla drugiej strony.

Pukanie do drzwi

Wiele osób ma dylemat czy w miejscu pracy powinno się pukać do drzwi gabinetów i pokoi współpracowników. Często spotykam się z opinią, że biuro to miejsce pracy i osoby przebywające w nim powinny pracować, więc nie ma potrzeby pukania. Podchodząc praktycznie do kwestii pukania, zastanówmy się, co może się dziać za zamkniętymi drzwiami. Czy jeśli w gabinecie trwa spotkanie, wypada nam wtargnąć bez pukania? A może w pokoju trwa poufna rozmowa, której nie powinni słyszeć inni pracownicy? Pukanie jest ostrzeżeniem pozwalającym przygotować się na nasze wejście. Dlatego zasada etykiety biznesu stanowi, że jeśli drzwi gabinetu czy biura są zamknięte, należy zapukać.

Winda

Wchodząc do biurowej windy mówimy dzień dobry, analogicznie jak wchodząc do każdego innego pomieszczenia w biurze. A wychodząc – wiele osób mówi dziękuję, inni do widzenia, a część nic nie mówi. Które rozwiązanie jest prawidłowe? Wychodząc z windy, tak jak opuszczając inne pomieszczenie biurowe, powinniśmy pożegnać się z osobami tam pozostającymi. Forma pożegnania będzie zależała od okoliczności. Jeśli tych osób nie spotkamy więcej danego dnia, to powiedzmy „do widzenia” czy „do jutra”; a jeśli z tymi osobami zapewne jeszcze się spotkamy, to pożegnajmy się słowami „do zobaczenia” czy „na razie”.

Pamiętaj!

• jadąc na ostatnie piętro, wejdź do windy jako pierwsza i stań blisko tylnej ściany
• w miarę zbliżania się windy do twojego piętra, przesuwaj się stopniowo bliżej wyjścia
• gdy pełna winda dojedzie na ostatnie piętro, pierwsze wychodzą osoby stojące najbliżej wyjścia
• gdy chcesz podjechać tylko jedno czy dwa piętra, przepuść inne osoby, wchodząc do windy na końcu
• jeśli winda jest zatłoczona, a stoisz przy samych drzwiach, to mimo że nie jest to twoje piętro, wysiądź, aby ułatwić wyjście innym osobom
• gdy widzisz, że nie wszyscy oczekujący zmieszczą się do windy, wykażesz się uprzejmością, przepuszczając inne osoby – wyższe rangą bądź spieszące się

Czy życzyć „smacznego”?

Spożywanie posiłku w miejscu pracy, w firmowej kuchence czy stołówce to codzienny element dnia każdego pracownika. Jak powinniśmy zachować się na widok osoby jedzącej śniadanie czy obiad? Jedni twierdzą, że musimy powiedzieć smacznego, inni czują się zakłopotani słysząc to słowo. Proponuję odwołać się do zdrowego rozsądku i zastanowić się, ile osób w trakcie naszego krótkiego posiłku będzie chciało nam życzyć smacznego? Czy będziemy czuć się komfortowo słysząc czternasty raz smacznego w ciągu kilku minut? Czy będziemy w stanie odpowiadać dziękuję z pełnymi ustami? Dlatego nie wprawiajmy w zakłopotanie osób jedzących posiłek i nie życzmy im smacznego. Stosując reguły etykiety starajmy się nie dopuścić do sytuacji, w której osoba chcąca w spokoju zjeść posiłek musiałaby zamknąć się na klucz w pokoju lub wyjść na lunch poza biuro.

Artykuł Doroty Szcześniak-Kosiorek ukazał się w miesięczniku Sekretariat.