24 maj Kompendium korzystania z telefonów – błędy – cz. 2
Kolejna, druga, część artykułu dot. korzystania z telefonów zgodnie z zasadami savoir-vivre
NAJCZĘSTRZE GAFY TELEFONICZNE
Jedzenie w trakcie rozmowy przez telefon.
Wielu osobom wydaje się, że skoro nie widać co robią, mogą robić co chcą. Otóż pamiętajmy, że tego co nie widać, słychać doskonale. I tak, nie wypada w trakcie rozmowy telefonicznej jeść, pić, żuć gumy, a nawet palić papierosa. Te czynności dobrze słychać w słuchawce telefonu i świadczą one o braku szacunku dla rozmówcy.
Zajmowanie się innymi czynnościami podczas rozmowy telefonicznej.
Wykażemy się brakiem dobrych manier, jeśli rozmawiając przez telefon będziemy jednocześnie pracować przy komputerze (słychać odgłosy stukania w klawiaturę), zmywać naczynia, odkurzać, korzystać z toalety itp. Są to, niestety, bardzo często występujące gafy telefoniczne.
Długie, prywatne rozmowy w miejscu pracy lub autobusie.
Nietaktem jest prowadzenie prywatnych, czasami bardzo osobistych rozmów w biurze lub innym miejscu publicznym (autobusie, pociągu, kawiarni itp.) zmuszając współpracowników lub współtowarzyszy do ich słuchania. Osoby postronne nie muszą wiedzieć, że do męża zwracamy się „Misiu”, że w sobotę wybieramy się do nielubianej cioci na obowiązkowe imieniny, że nasza sąsiadka umawia się z sąsiadem, że nasze dziecko dostało dwóję w szkole itp. Jeśli musimy odbyć rozmowę prywatną, niech ona będzie krótka i przeprowadzona dyskretnie.
Blokowanie linii telefonicznej.
Pamiętając, że telefon służy do kontaktu innych osób z nami, klientów i dostawców z firmą, nie blokujmy go prowadząc długie rozmowy. Dajmy szansę również innym dodzwonić się do nas.
Odbieranie telefonu w trakcie spotkania czy zebrania.
Zgodnie z zasadami savoir-vivre’u ważniejsza jest osoba z którą się spotkaliśmy, niż ta dzwoniąca. Dlatego, nie powinniśmy przerywać spotkania i prowadzić rozmów przez telefon. Może oczywiście zdarzyć się sytuacja, gdy czekamy na ważny telefon. Wówczas należy uprzedzić naszego gościa o tym fakcie i gdy zadzwoni telefon, przeprosić i wyjść do innego pomieszczenia, aby tam porozmawiać. Podobnie podczas konferencji czy innych publicznych spotkań, możemy odebrać telefon, pod warunkiem, że opuścimy salę i odbierzemy telefon na korytarzu lub w innym pokoju.
Krzyczenie do słuchawki.
Gdy na linii występują zakłócenia i nie słyszymy rozmówcy, nie powinniśmy krzyczeć do słuchawki. W takiej sytuacji lepszym rozwiązaniem jest rozłączenie się i ponowne wybranie numeru. Poza uniknięciem gafy telefoniczne, zwiększymy wówczas szansę na uzyskanie połączenia w lepszej jakości.
Odbieranie telefonu słowami „Cześć Adasiu”
Podnosząc słuchawkę powinniśmy upewnić się, kto jest naszym rozmówcą. Nawet jeśli widzimy na wyświetlaczu numer kolegi z pracy, możemy narazić się na nieprzyjemności, gdy z jego telefonu zadzwoni do nas np. żona kolegi, a my przywitamy ją słowami „witaj Adasiu”.
Rozpoczynanie szczegółowej rozmowy.
Często zdarza się, ze osoba dzwoniąca zaraz po uzyskaniu połączenia zaczyna wprowadzać nas w szczegóły swojej sprawy, po czym okazuje się, że to „pomyłka”. Dlatego, zanim podejmiemy rozmowę warto upewnić się, że dodzwoniliśmy się do właściwego odbiorcy.
Melodyjki lub śmieszne nagrania zamiast dzwonka w telefonie służbowym.
Bardzo nieprofesjonalnie wygląda poważna osoba, biznesmen czy sekretarka renomowanej firmy, której telefon informuje o nadchodzącym połączeniu melodyjką „kaczuszki”, „Gwiezdne wojny” czy śpiewnym wierszykiem.
Wykładnie telefonu lub kilku telefonów na stół w restauracji, kawiarni, u kogoś w domu.
Telefon komórkowy obok talerza na stole wygląda nieelegancko. Takie zachowanie jest wyrazem braku dobrych manier.
Dzwonienie na służbowy telefon komórkowy poza godzinami pracy.
To, że mamy zapisany czyjś numer służbowy komórki nie upoważnia nas do niepokojenia tej osoby późnym wieczorem. Można zadzwonić jedynie w bardzo pilnych sprawach. Starajmy się też nie dzwonić bez wyraźnej konieczności w sprawach służbowych w niedzielę.
Korzystanie z zestawu głośnomówiącego przy osobach postronnych.
Niedopuszczalne jest przełączenie telefonu na tryb głośnomówiący lub podłączenie komórki do takiego zestawu, bez uprzedzenia rozmówcy, zwłaszcza jeśli świadkami tej rozmowy są inne osoby.
Artykuł Doroty Szcześniak-Kosiorek pt. „Kompendium korzystania z telefonów” ukazał się w miesięczniku Sekretariat.
Pozostałe części artykułu, polecamy lekturę:
Kompendium korzystania z telefonów – cz. 1
Kompendium korzystania z telefonów – trudne sytuacje – cz. 3
Potrzebujesz szkolenia lub konsultacji indywidualnych z zakresu etykiety biznesu sprawdź jak możemy Ci pomóc.
