Asystentka a szef – jak dbać o dobre relacje

25 kw. Asystentka a szef – jak dbać o dobre relacje

Szef i asystentka to duet. Ten dwuosobowy zespół musi codziennie ściśle ze sobą współpracować, w taki sposób jakby razem jechali na tandemie. Dlatego ważne są dobre relacje między nimi, jasne ustalenia co wolno każdej ze stron oraz wzajemny szacunek.

Szefowi trzeba okazywać szacunek, wykonywać jego polecenia. Znana maksyma głosi „szanuj szefa swego, bo możesz mieć gorszego” i nie bez powodu jest ona tak popularna. Do szefa należy więc odnosić się z respektem, grzecznie i uprzejmie, ale nie powinno się prawić mu nieszczerych komplementów. Ponadto, w żadnych okolicznościach nie wolno podważać autorytetu swojego przełożonego. Asystentka przekazując decyzje szefa podwładnym powinna powstrzymać się od jakichkolwiek komentarzy. Nawet w prywatnej rozmowie, której nikt postronny nie usłyszy, nie powinna formułować negatywnych opinii o swoim szefie, mówić źle o innych osobach ani oczerniać kolegów z pracy.

Dyskrecja i zaufanie

Współpraca z szefem powinna być oparta na wzajemnym zaufaniu i zrozumieniu. Asystentka najlepiej zna swojego przełożonego, w codziennej pracy znajduje się najbliżej niego, a więc wie o nim więcej niż inni, często zna jego sytuację osobistą, wie jakie ma atuty, ale i słabości. Charakter jej pracy wymaga, aby na pierwszym miejscu zawsze stawiała dyskrecję. Nigdy nie powinna wdawać się w dyskusje o życiu osobistym szefa, ani o jego osobie. Nie powinna również komentować decyzji szefa. Warto stosować formułkę „nie potwierdzam, nie zaprzeczam” wobec bardziej dociekliwych pracowników.
W czasie prowadzenia rozmów szefa z gościem lub rozmowy telefonicznej, asystentka nie powinna wchodzić do jego gabinetu. Tylko w wyjątkowych wypadkach tj. w sprawach bardzo ważnych i pilnych wolno jej wejść do gabinetu bez wezwania. Sposób wejścia do gabinetu – z pukaniem czy bez pukania – powinna ustalić ze swoim przełożonym. Zapukanie jednak zawsze będzie dobrze świadczyło o jej takcie.

Czas szefa

Jednym z ważnych zadań asystentki jest ochrona czasu przełożonego. Mówi się, że asystentki i recepcjonistki są swoistym filtrem firmy. I tak być powinno. Szef wykorzystuje bowiem swój czas na różne prace koncepcyjne, wymagające ciszy i spokoju. Asystentka powinna wówczas strzec pokoju szefa przed niepożądanymi wizytami współpracowników i gośćmi, którzy nie byli umówieni. Działalność ta wymaga szczególnego taktu i uprzejmości. Dobra asystentka stojąc na straży czasu swego szefa powinna dążyć do przestrzegania ważnej zasady: szef przyjmuje tylko tych klientów (zewnętrznych i wewnętrznych), których problemy nie są w stanie rozpatrzyć jego współpracownicy.Inną ważną rolą asystentki jest ułatwienie zakończenia przeciągających się wizyt czy spotkań. Jeśli rozmowa przedłuża się, to ? po uprzednim ustaleniu sygnału z przełożonym ? na przykład telefonuje do niego ?przypominając? o innych zajęciach. Ułatwia to szefowi szybsze zakończenie rozmowy.

Kodeks szefa

Szefowie bywają różni: mili i sympatyczni lub aroganccy, kulturalni lub nieznający zasad etykiety, zdecydowani lub niepotrafiący podjąć decyzji, energiczni lub powolni, motywujący do pracy lub zniechęcający do niej. Z reguły nie mamy wpływu na wybór szefa. Natomiast, jego przywilejem jest możliwość wyboru pracowników. Przyjrzyjmy się kilku przykazaniom z nieco humorystycznego „Kodeksu szefa”:

• Szef ma zawsze rację – Asystentka dbająca o dobry wizerunek swojego przełożonego nie powinna, jeśli nie jest o to proszona, dodawać własnych komentarzy do decyzji przełożonego. Ponadto, powinna pamiętać o niewłączaniu się do rozmowy szefa, nawet gdy szef rozmija się z faktami. Swoje uwagi i spostrzeżenia będzie mogła przekazać mu później, bez świadków.
• Szef się nie spóźnia, szefa zatrzymują ważne sprawy – Dużym nietaktem jest też oświadczenie oczekującemu gościowi, że „szef się spóźni 10 minut”. Lepiej poinformować na przykład „Dyrektor Kowalski dołączy do nas za 10 minut”. Dyskretna asystentka nie informuje osób trzecich z kim w danym momencie rozmawia jej przełożony lub z kim ma spotkanie. Nie ogłasza też tematu rozmowy czy spotkania. Te informacje nie powinny być przekazywanie ani w rozmowie bezpośredniej, ani telefonicznej. Pytający z pewnością zadowoli się odpowiedzią „szef ma gościa” wypowiedzianą uprzejmym tonem głosu.
• Szef nie zapomina, szef nie zaśmieca sobie pamięci zbędnymi informacjami – Jest to żartobliwe ujęcie tematu, należy jednak dobrze zrozumieć charakter pracy przełożonego, do którego dociera wiele informacji. Na przykład dzienna liczba samych tylko wiadomości pocztowych przychodzących do menedżera w dużej korporacji może się wahać między 200-500. Dlatego tak ważna jest rola asystentki, która doskonale zna harmonogram pracy szefa i przypomina mu o umówionych spotkaniach, ustaleniach, telefonach do wykonania itp. Głównym zadaniem asystentki jest maksymalne odciążenie szefa od prac czysto administracyjnych oraz pomoc w zarządzaniu jego czasem pracy. To asystentka musi być pamięcią szefa.
• Szef się nie myli, szef podejmuje ryzyko – Każdy człowiek może się pomylić i warto, gdy popełnimy błąd, mieć odwagę przyznać się do tego. Będzie to  świadczyło o naszej sile, a nie o słabości. Jednak asystentka mając na uwadze, że reprezentuje swojego przełożonego przed gośćmi firmy, klientami i współpracownikami powinna używać dyplomatycznych zwrotów, które nie mają pejoratywnego zabarwienia. I tak zamiast mówić „o pomylił się mój szef i podjął złą decyzję”, lepiej zabrzmi „szef podjął ryzyko”. Podobnie nie należy używać określenia „szef się boi”, „szef panikuje”, a raczej „szef musi przemyśleć tę decyzję” lub „szef jest rozsądny”.
• Szef nie kłamie, szef jest dyplomatą – Oszukiwanie ludzi jest z pewnością nieetyczne. Czasem jednak w ramach dyplomatycznego zachowania dopuszcza się sytuację, gdy wolno nie powiedzieć całej prawdy, a to już nie jest kłamstwem. Bywa, że np. na pytanie, na które przełożony nie chce lub nie może odpowiedzieć pozostaje mu wyłącznie udzielenie takiej właśnie dyplomatycznej odpowiedzi. Czasami temat jest delikatny i osobisty np. zwrócenie uwagi podwładnym dotyczące higieny lub niestosownego stroju. Wówczas szef powinien prawdę podać w dyplomatyczny sposób. Podobnie asystentka wielokrotnie w czasie swojej pracy musi dyplomatycznie odpowiadać, że szef jest w danej chwili zajęty, choćby po to, aby uchronić swojego szefa przed nieproszonymi gośćmi.

Stosunki pomiędzy szefem a podwładnymi, a zwłaszcza między szefem a jego asystentką mają zasadnicze znaczenie w firmie. Każdy zwierzchnik chciałby, aby jego asystentka okazywała mu szacunek, była dyskretna, lojalna, prawdomówna, pracowita, aby postępowała zgodnie z jego zaleceniami oraz zachowywała się tak samo zarówno w jego obecności, jak i wtedy, gdy jej nie obserwuje. Stosowanie tych zasad jest z pewnością jednym z elementów przyczyniających się budowania i utrzymywania dobrych relacji z przełożonym, bardzo istotnym i niezbędnym w prawidłowym funkcjonowaniu sekretariatu.

Artykuł Doroty Szcześniak-Kosiorek ukazał się w miesięczniku Sekretariat.