Telefon i telekonferencja – Nowoczesne techniki komunikacji cz.2

etykieta biznesu telekonferencja Dorota Szcześniak-Kosiorek

Telefon i telekonferencja – Nowoczesne techniki komunikacji cz.2

Poczta elektroniczna (e-mail), wiadomość zostawiona na poczcie głosowej, krótki SMS, wymiana zdań na czacie. Dzięki korzystaniu z tych nowoczesnych środków komunikacji możemy szybko, skutecznie i niedrogo komunikować się z innymi. Wygoda i szybkość komunikacji nie zwalniają nas jednak z przestrzegania zasad dobrych manier.

Jedną z szybkich form komunikacji jest rozmowa przez telefon. I tu też obowiązują określone zasady.

Telefon i telekonferencja – zasady komunikacji

  • Nie zawieszaj połączenia, nie pytając rozmówcy, czy może poczekać.
  • Nie witaj bezpośrednio osoby dzwoniącej, nawet jeśli znasz numer rozmowy przychodzącej. Nigdy nie wiesz, czy ktoś inny nie dzwoni z tego telefonu. Chyba nie chciałabyś powitać słowami „O co tym razem ci chodzi?” swojego przełożonego, który dzwoni do ciebie, korzystając z aparatu stojącego na biurku twojej koleżanki.
  • Pamiętaj, że twój rozmówca słyszy wszystkie odgłosy. Dlatego w trakcie rozmowy nie jedz, nie pisz na klawiaturze komputera, nie rób porządków na biurku, nie przygotowuj sobie herbaty itp. Zajmowanie się innymi rzeczami podczas rozmowy daje komunikat twojemu rozmówcy – nie jesteś dla mnie wystarczająco ważny, żebym poświęciła ci mój cenny czas.
  • Korzystając z telefonu komórkowego, pamiętaj, aby nie kłaść go na stoliku w kawiarni czy restauracji. Jest to zachowanie pokazujące, że osoba, z którą się spotykasz, nie jest w tym momencie najważniejsza. Pamiętaj, aby nie odbierać telefonu podczas spotkania. Jedynym wyjątkiem jest wcześniejsze uprzedzenie rozmówcy o tym, że będziesz musiała w trakcie odebrać telefon.
  • Kontaktuj się z klientami, partnerami biznesowymi poprzez SMS tylko wówczas, jeśli masz pewność, że akceptują tę formę komunikacji.
  • Na służbowym telefonie nie ustawiaj żądnych melodii ani piosenek, których oczekujący na połączenie rozmówcy będą słuchać. Jest to nieprofesjonalne. Ponadto niska jakość nagrań i aparatów telefonicznych powoduje, że dźwięki mogą być nieprzyjemne dla ucha.
  • Gdy używasz trybu głośnomówiącego poinformuj rozmówcę, kto jeszcze jest w pokoju, aby nie doszło do krępującej sytuacji, gdy twój rozmówca powie coś, myśląc że jest sam.
  • Nie używaj trybu głośnomówiącego, gdy dzielisz z kimś biuro. Słuchanie twoich rozmów może być dla innych irytujące i rozpraszające.
  • Traktuj konferencję telefoniczną jak zwykłe spotkanie. Nie spóźniaj się i nie zajmuj się innymi rzeczami w jej trakcie.
  • Osoba prowadząca konferencję telefoniczną powinna zadbać o to, by wszyscy w grupie wiedzieli, kim są pozostali uczestnicy. Należy przedstawić każdego z uczestników.
  • Nie wymykaj się z telekonferencji. Nie zakładaj, że w czasie telekonferencji można niepostrzeżenie pobiec do toalety lub po herbatę. Twoja nieobecność może zostać zauważona. Takim zachowaniem możesz urazić pozostałych uczestników, którzy pomyślą, że spotkanie cię nie interesuje.

 

Zasady korzystania z poczty głosowej

  • Gdy zostawiasz wiadomość na poczcie głosowej mów wolniej niż zwykle. Zbyt szybkie mówienie jest zmorą dla osoby odsłuchującej wiadomość, która, aby zrozumieć nagranie, musi przesłuchać je kilka razy.
  • Nagrywając komuś wiadomość, zawsze podawaj swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu.
  • Nie zostawiaj zbyt wielu wiadomości. Zapychanie skrzynki może odstraszyć rozmówcę i zniechęcić do kontaktów z tobą. Bombardowanie wiadomościami niczego nie przyspieszy.
  • Jeśli nie znasz osoby, do której dzwonisz, nie wykorzystuj poczty głosowej, aby się jej przedstawić. Korzystniej będzie, jeśli zrobisz to osobiście lub podczas rozmowy telefonicznej „na żywo”.
  • Nie załatwiaj trudnych rozmów za pośrednictwem poczty głosowej. Nie należy składać kondolencji, przekazywać poufnych ani ważnych informacji, a także kogoś krytykować.

 

Nagrywając powitanie na swojej poczcie głosowej

  • Przywitaj się – wiele osób zapomina o tym podstawowym przejawie kultury osobistej.
  • Zadbaj o to, aby podczas nagrywania powitania w tle nie było słychać żadnych odgłosów.
  • Postaraj się, by powitanie było zwięzłe, lecz nie lakoniczne typu: „Tu Agnieszka, zostaw wiadomość”. Poinformuj, kiedy będziesz mogła oddzwonić.
  • Pamiętaj, aby regularnie odsłuchiwać swoją pocztę głosową.

 

Polecamy wszystkie części tego artykułu. Nowoczesne techniki komunikacji takie jak poczta elektroniczna, telefon i telekonferencja, wideokonferencja, portale społecznościowe wymagają, podobnie jak tradycyjne techniki komunikacji, przestrzegania zasad dobrych manier.

Fragment artykułu Doroty Szcześniak-Kosiorek opublikowanego w miesięczniku Sekretariat oraz na samorzad.infor.pl.

Przeczytaj także

Dorota Szcześniak-Kosiorek
info@dskconsulting.pl

Trener profesjonalnego wizerunku, etykiety biznesu, komunikacji i autoprezentacji z wieloletnim doświadczeniem. Doradca wizerunku osobistego, kolorysta. Założycielka grupy szkoleniowej DSK Consulting.